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管理制度

公共会议室预订系统使用手册(试运行版本)

作者:公共资源服务中心 发布时间:2013-04-22 浏览量:
 
围绕建设世界一流大学的核心目标,进一步加强学校公共会议室管理,提高资源的使用效率,为学校决策、教学、科研以及各类大型活动提供高效率、高质量、高水平的服务和条件保障,公共资源服务中心组织开发了“会议预订系统”。
目前,“会议预订系统”正处于试运行阶段,为方便使用,特将相关事项说明如下。
 
 
 
 
 
备注:1.“等待审批”阶段可取消预定;
2.“审批通过”后如需取消会议须与会议审批人员联系取消预定申请。

1.如需组织100人以上大型会议及外事活动须遵照学校相关规定,经有关部门批复同意后方可预定会议场地。
2.凡举办各类演讲、讲座、访谈、联欢等具有轰动效应的活动,请于会前1日到英东学术会堂一层接待室填写《大型活动管理协定》,并交会场服务。

1.      公用设备及会议室固定设备由公共资源服务中心根据会议需求提供并进行操作和调试,如需自带设备,须经会场服务同意并同时携带连接线等配件。
2.      不得改变或擅自移动会议室设备、设施位置,不得将会议室物品携出室外;确有改变需要,应在预约申请中明确说明,协商一致后由会场服务统一安排。
3.      需租用同声传译设备的单位,须在会前1日联系会场服务索取《同声传译设备租用表》,填写并加盖公章,会前交会场服务。租用过程中必须指派专人负责管理,填写《同声传译设备使用登记表》(会前1日联系会场服务索取),进行有效登记,确认每个领取设备人的对应机号,同时告知使用者使用方法。
4.      使用人应爱护会议室各项设备设施,如有损坏,照价赔偿。
5.      使用人应保持会议室室内清洁,包括桌面、地面、墙面等各位置。
6.      会议活动结束后,使用人应进行必要的检查,关闭室内各种电器设备电源,特别注意必须等待投影仪散热,指示灯变红后方可切断电源,关好门窗。

1.      会议主办部门应根据会议规模、复杂程度预留会场布置时间,并按时到达会场,做好会场布置及准备工作。
2.      如需悬挂、张贴条幅,请会前2个工作日与会场服务联联系具体事宜。
3.      如需布置展览,请会前3个工作日将《展览计划》交会场服务,严格按照布展要求布展与撤展,保护会场环境。有会议花篮布置的会后需及时自行清理。

1.      禁止批量携带任何入口食品进入会议室,自行携带矿泉水或饮料须于会前1日到英东学术会堂一层接待室填写《自带饮料说明》,并交会场服务。
2.      原则上不允许在会场内进餐,确因无法调整需在会场内用工作餐的须于会前1日到英东学术会堂一层接待室填写《场内就餐说明》,并交会场服务。

1.校内各会议楼内所有公共场所均为禁烟区。
2.喷绘只能使用轻型写真布的环保材料,一切影响环境、卫生和安全的用品用具均不得使用。
使用会议室的会议主办方负责人即为会议室使用期间的安全、防火负责人。若出现安全问题及其他隐患,学校将追究使用部门的责任。

 
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联系人
刘楠楠、李娟
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E-mail
办公地点
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主楼A416
英东学术会堂
二层办公室
 
 
 
公共资源服务中心
O一三年四月二十日


相关附件:
附件5:场内就餐说明.docx
附件4:自带饮料说明.docx
附件3:同传设备租用登记表.docx
附件2:同声传译专业设备租用表.docx
附件1:大型活动管理协定.docx
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