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使用制度

京师学堂会议室试运行阶段使用办法

作者:公共资源服务中心管理员 发布时间:2014-02-27 浏览量:
 
京师学堂会议室试运行阶段使用办法
 
为提高我校公共会议室的服务质量和水平,更好地为学校决策、教学、科研以及各类重要活动提供高效优质的服务和条件保障,服务于建设世界一流大学的战略目标,制定本暂行办法。
 
第一条   管理部门
公共资源服务中心负责管理、统筹、协调,承担设备设施的日常维护,并提供会场服务。未经公共资源服务中心允许,任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室各项设备设施及其他物品。
 
第二条   使用原则
1.  保障重点、优先安排:重点保障学校决策、学校重大活动和重要的学术交流;会议室的使用一般按照申请时间的先后顺序安排,若校内各部门预定的会议室与学校的重要会议和活动发生冲突时,以学校层面的使用为先。
2.  预约使用:公共会议室使用采取预约制度,需要使用公共会议室的单位,应至少提前三天办理预约手续,特殊情况协商解决。
 
第三条   使用流程
1.  预订时间及地点:拨打预订电话(58803681),查询会议室使用信息,根据会议时间、场地、规模、布局需求、会议性质,预订会议室及时间。
2.  会议需求确认:通过Email接收会议相关表格,填写后发送至会场服务人员(联系电话:5880566813401028651Emailjsxt@bnu.edu.cn),并对会议相关信息进行确认。
3.  会议举办:按预订时间到达会场,完成布局调整、设备调试、会议用品摆放等事项,会议期间如需对场地、设备、服务等项目进行调整,需提前告知,会场服务将在条件允许的范围内尽量予以配合。
4.  计费结算:会议结束后根据结算通知(Email接收)办理会议计费结算。
 
第四条   大型活动承接:
1.  如需组织100人以上大型会议及外事活动须遵照学校相关规定,提交由相关部门批复同意的书面申请后方可预定会议场地。
1)100人以上大型会议:校办审批、保卫处备案;
2)外事活动:外事处、保卫处备案。
2.  凡举办各类演讲、讲座、访谈、联欢等具有轰动效应的活动,请填写《大型活动管理协定》(Email接收)按要求填写后于会前交会场服务。
 
1.  公用设备及会议室固定设备由公共资源服务中心根据会议需求提供并进行操作和调试;如需自带设备,须在预定同时注明,经审批后方可自带,且须同时携带连接线等配件。
2.  应自觉遵守会议室管理相关规定,服从工作人员管理,不得改变或擅自移动会议室设备、设施位置,不得将会议室物品携出室外;确有改变需要,应在会议需求确认时明确说明,协商一致后由会场服务统一安排。
3.  严格遵守管理规定,讲究卫生,不得随地吐痰,乱丢纸屑,不得喧哗,不得在桌、椅、墙上刻、画、涂、写,要遵守相关规定,爱护环境和公共财物,如有损坏,照价赔偿。
4.  使用人应保持会议室室内清洁,包括桌面、地面、墙面等各位置。
5.  会议活动结束后,会议主办单位应协助及时清场、搞好卫生,保持整洁,进行必要的检查,关闭室内各种电器设备电源,特别注意必须等待投影仪散热,指示灯变红后方可切断电源,关好门窗。
 
第六条   会场布置服务
1.  会场布置应以会议室实际情况为依据,与会场服务协商确定。
2.  会议主办部门应根据会议规模、复杂程度预留会场布置时间,并按时到达会场,做好会场布置及准备工作,会场服务配合完成检查工作。
3.  如有摆放花卉、设置会标、外接音响、搭建舞台等复杂场景布置要求的会议,由承办单位自行解决并承担相关费用,中心积极协助。
 
第七条   安全要求
1.  京师学堂内所有公共区域,包括会议室、楼道等公共场所均为“禁烟区”。
2.  使用会议室的会议主办方负责人即为会议室使用期间的安全、防火负责人。若出现安全问题及其他隐患,学校将追究使用部门的责任。
 
会议结束后,会议主办单位可以通过电话、E-mail、系统等方式就会议预订、服务及结算等各个环节做出评价,提出意见和建议,从而促进公共会议室管理工作更加规范有序,促进会议服务水平的进一步提高。
 
未按规定要求使用会议室的部门,公共资源服务中心有权停止其使用会议室,并拒绝其以后的会议室预定申请。如申请者在使用中发生违规违法行为,学校将依规依法追究相关责任。
 
 
公共资源服务中心
2014220

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